Klachtenprocedure Coachingspraktijk GIJZ        

1. Doel van de klachtenprocedure

Deze klachtenprocedure heeft als doel om cliënten een veilige, transparante en professionele manier te bieden om zorgen of onvrede te uiten, en om klachten zorgvuldig, eerlijk en binnen een redelijke termijn af te handelen.

2. Wat is een klacht?

Een klacht is iedere uiting van onvrede over de dienstverlening, communicatie of werkwijze van de coach, die door de cliënt als zodanig wordt ervaren.

3. Een klacht indienen

Cliënten kunnen een klacht indienen via een van de volgende kanalen:

– Mondeling, tijdens of na een sessie.

– Telefonisch: 0646271658

– Per e-mail: helga@gijz-enberg.nl

– Via een klachtenformulier (indien beschikbaar).

Een klacht bevat bij voorkeur: naam, datum, omschrijving van de klacht en de gewenste oplossing.

4. Bevestiging van ontvangst

Binnen 5 werkdagen ontvangt de cliënt een schriftelijke of mondelinge bevestiging van de klacht.

5. Behandeling van de klacht

De coach onderzoekt de klacht zorgvuldig en kan aanvullende informatie opvragen. Er wordt, indien passend, een gesprek voorgesteld om de klacht te bespreken en samen naar een passende oplossing te zoeken.

6. Termijn voor afhandeling

Er wordt gestreefd naar afhandeling binnen 4 weken. Indien er meer tijd nodig is, wordt de cliënt hiervan op de hoogte gesteld, inclusief een nieuwe verwachtte termijn.

7. Mogelijke oplossingen

Mogelijke oplossingen kunnen bestaan uit:

– Een toelichting of verduidelijking.

– Aanpassing in werkwijze of communicatie.

– Een vervangende sessie.

– (Gedeeltelijke) terugbetaling, indien passend.

NB.  De praktijk streeft naar het intern oplossen van klachten.

8. Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de afhandeling.

9. Registratie en evaluatie

Alle klachten worden geregistreerd en periodiek geëvalueerd om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Katwijk 1-1-2023

Helga Gijzenberg